top of page

איך להשתמש נכון ב-Lead Status ב-Hubspot?

Yinon Shalev, Revenue Ops Consultant at ScaleOps, May 2023


כל חברה שמנהלת את הנתונים שלה ב-Hubspot CRM תשאף לעקוב באופן הצמוד ביותר אחר מסע הלקוח שלה, ללא קשר למודל העסקי שלה - B2B/B2C, SaaS/Other product. המעקב מאפשר למקד את מאמצי השיווק והמכירות בסגמנטים בעלי הפוטנציאל הגבוהה ביותר לסגירת עסקאות.

customer journey |  ScaleOps, HubSpot Diamond Partners

ב-Hubspot מסע הלקוח נמדד ב-3 שדות מרכזיים:

  1. Lifecycle Stage (Contact property)

  2. Lead Status (Contact property)

  3. Deal Pipeline Stages (Deal property)


התפקיד של השדה Lead status הוא לייצר מפרט סטאטוסים של ה-SQLs (ה-SQL הוא אחד מערכי ה-Lifecycle Stage), באופן שמאפשר למדוד את רמת המעורבות (Engaement) עם הליד. כלומר, הסטאטוסים השונים ב-Lead Status משרתים למעשה את תחילת תהליך המכירה, כלומר כאשר ליד שהיה בסטאטוס MQL מביע נכונות לדבר עם המכירות, ועל כן הופך ל-SQL.

מעקב אחר מסע הלקוח ב-Hubspot

מעקב אחר מסע הלקוח ב-Hubspot


השימוש הנכון ב-Lead Status מסייע לאנשי המכירות לנהל כהלכה את הלידים החמים שלהם, ולוודא שאף ליד לא נופל בין הכיסאות.

ישנם 4 עקרונות לשימוש נכון ב-Lead Status:

  1. הגדרה נכונה של השלבים ביחס למבנה בהאבספוט, המודל העסקי של החברה ותהליך המכירה שלה.

  2. יצירת אוטומציות בין השלבים שאותם ניתן להפוך לאוטומטים.

  3. יצירה אוטומטית של נוטיפיקציות ומשימות (Tasks) לווידוא מעבר ידני בין השלבים האחרים.

  4. יצירת דוחות לניטור התהליך ותצוגות או רשימות לניהול הלידים.

בואו נצלול לכל אחד מהם.


1. הגדרה נכונה של השלבים ביחס למבנה בהאבספוט, המודל העסקי של החברה ותהליך המכירה שלה

זהו השלב החשוב ביותר. השלבים צריכים לכסות את כל הצעדים הקבועים שליד עובר במסע המכירה - לא פחות מזה, וגם לא יותר. על פי רוב, כמות הסטאטוסים המומלצת היא עד 8-9 סטאטוסים (עשוי להשתנות אם ישנו תהליך SDR בחברה).


בברירת המחדל, Hubspot מגדיר את השלבים הבאים:

New

Open

In Progress

Open Deal

Unqualified

Attempted to Contact

Connected

Bad Timing


הרשימה ניתנת לשינוי מותאם אישית, ואכן מומלץ לבצע אותו. אך לפני שנפרוט את העקרונות, תנו דעתכם על כך שההקשר של כל הסטאטוסים הדיפולטיביים הוא באמת סביב השאלות - "האם נוצר קשר עם הליד? ומה התוצאות של ההתקשרות?".

מה לא נכנס פנימה? שלבים מוקדמים בתהליך מסע הלקוח (למשל, מילוי טפסים, השתתפות בוובינר, הורדת תוכן מהאתר שלכם ועוד) ושלבים מאוחרים יותר מפתיחת ה-Deal. הדבר כך באופן מכוון, ומותאם לאופן שבו עוקבים אחר מסע הלקוח ב-Hubspot. המעקב אחר מסע הלקוח לפני שלב ה-SQL נעשה בתוך ה-Lifecycle Stage, והמעקב לאחר הסטאטוס Open Deal נעשה באמצעות ה-Deal Pipelines.


אלה הם העקרונות להתאמת הרשימה למודל העסקי ותהליך המכירה שלכם:

  1. הערכים יהיו מחולקים תמיד ל-3 קטגוריות: ליד חדש (לרוב יהיה שם פשוט הערך New Lead), שלבי אמצע (שם תהיה מרבית ההתאמה האישית), ותוצאה (לרוב: Open deal, Nurturing, Unqualified).

  2. התהליך צריך להיות ליניארי. סדרו את הערכים לפי סדר השלבים כפי שהם קורים במציאות. לא אמורים לזוז קדימה ואחורה עם הסטאטוסים, לפחות לא בין קטגוריית האמצע.

  3. הקפידו להכניס כל סטאטוס שבעקבותיו יהיה לכם סוג נפרד של Action. למשל, נסיון ליצירת קשר ללא מענה הוא סטאטוס נפרד מיצירת קשר שקרתה בפועל, וכל אחד דורש Action שונה; תיאום פגישה הוא סטאטוס נפרד מפגישה שכבר התרחשה וכל אחד דורש Action שונה; וכדומה. בהמשך נוכל לבנות תהליכים אוטומטיים ונוטיפיקציות סביב כל סטאטוס.

  4. הימנעו מיצירת ערכים מעורפלים או מכפילויות. התהליך צריך להיות פשוט, מובן וקצר ככל האפשר.


טיפ: תוכלו לשלב Emojis בתחילת כל סטאטוס, וכך לאפשר ויזואליזציה נוחה יותר בעת העבודה ב-Hubspot, שתומך בתצוגה של Emojis.

דוגמה:

🆕New Lead

📴Attempted to contact

📞Connected

📆Meeting Scheduled

💬In Progress

🫱🏽‍🫲🏼Open Deal

🚫Unqualified

⌚Nurturing



ויזואליזציה של נתוני Lead Status בתוך דוח ב-Hubspot

ויזואליזציה של נתוני Lead Status בתוך דוח ב-Hubspot


2. יצירת אוטומציות בין השלבים שאותם ניתן להפוך לאוטומטים

כתלות במודל העסקי שלכם, ישנם שלבים שניתן לבצע באופן אוטומטי. הגידרו זאת בעזרת ה-Workflows. דוגמאות:

  • כשקונטקט ב-CRM הופך מ-MQL ל-SQL - צריך שיוגדר אוטומטית ה-Lead Status הזה: New Lead.

  • כששולחים מייל לקונטקט שנמצא בסטאטוס New Lead (או כשמחייגים אליו והוא לא עונה, במידה והשיחות מבוצעות מתוך Hubspot) - צריך שיוגדר אוטומטית ה-Lead Status הזה: Attempted to contact.

  • כשפגישה נקבעת עבור קונטקט שנמצא באחד מהשלבים שלפני Meeting Scheduled, צריך לקבוע את הסטאטוס הזה.

קביעת Lead Status על ידי אוטומציה

קביעת Lead Status על ידי אוטומציה


עם זאת, ישנם שלבים שלא ניתן להפוך לאוטומטיים, שכן נדרשת מעורבות אנושית בהחלטה של הסטאטוס. למשל, מעבר מאחד משלבי האמצע לאחד משלבי התוצאה (Open deal / Unqualified / Nurturing).


באופן דומה, לעיתים נרצה שהשינוי יהיה ידני גם כשניתן לעשות זאת אוטומטית, כדי לוודא שאנשי המכירות יהיה בשליטה על הלידים שתחת אחריותם. הדבר נפוץ בעיקר בקרב חברות שהמודל העסקי שלהם הוא עם כמות מעטה של לידים, שכל אחד מהם הוא בעל פוטנציאל הכנסה גבוה.


3. יצירה אוטומטית של נוטיפיקציות ומשימות (Tasks) לווידוא מעבר ידני בין השלבים האחרים

כאשר נדרש מעבר ידני בין שלבים, נרצה לוודא שרציפות והמשכיות התהליך נשמרות היטב. לשם כך ניצור בעזרת ה-Workflows נוטיפיקציות, ובמידת הצורך גם Tasks.

דוגמאות:

  • כאשר פגישה מסתיימת, לשלוח נוטיפיקציה ל-contact owner שיקבע את הסטאטוס הרלוונטי (In progress, unqualified, nurturing או יצירת דיל).

  • כשהערך Nurturing מחולק לתתי-ערכים (למשל: Bad timing, Pricing) - לשלוח נוטיפיקציה ל-contact owner לקבוע את הערך הרלוונטי.

שינוי ידני של Lead Status

שינוי ידני של Lead Status


4. יצירת דוחות לניטור התהליך ותצוגות או רשימות לניהול הלידים

ניטור ובקרה -

שאפו, עכשיו יש לכם מבנה נתונים מוגדר ל-Lead Status ואפילו מנגנון בקרה לעדכון הנתונים. ועכשיו מגיע השלב שנוגע לכסף: להשתמש במבנה הנתונים כדי לקדם את המכירות.


הקפידו לייצר Dashboard עם הדוחות שהכי יעזרו לכם להבין את המשימות המתועדפות שלכם, כמו למשל טבלת לידים המציגה את הזמן שעבר מאז שיצרו איתכם קשר ועד עתה (לשמור עליהם חמים, כן?), גרף שמציג לידים שתקועים בסטאטוס זמן רב מדי עם פילוח לפי שלבים, וכדומה.


כמו כן, הוסיפו דוחות שיסייעו לכם לנטר את הביצועים שלכם ואנשי המכירות שלכם באופן כללי, ככה שתוכלו לאמוד איפה אתם עומדים ביחס לציפיות שלכם וליעדי החברה. למשל, דוח שמציג את כמות ה-SQL החדשים חודש אחר חודש, וכמה מתוכם התקנוורטו (=Convert) קדימה, ולאילו שלבים.


כמות SQLs חדשים חודש אחר חודש, עם פילוח לפי Lifecycle stage נוכחי

כמות SQLs חדשים חודש אחר חודש, עם פילוח לפי Lifecycle stage נוכחי


ניהול הלידים -

צרו תצוגות ייעודיות (Views) ורשימות (Lists) למעבר עיתי (יומי, דו שבועי, שבועי וכד') אחר לידים בסטאטוס מסויים, ושדורשים מאנשי המכירות לעבור על הלידים אחד אחרי השני ולבצע פעולה חוזרנית רלוונטית. הכניסו פילטרים רלוונטיים כמו Contact Owner, Create date, Became Sales Qualified Lead date ועוד.


כאן נזכיר במאמר מוסגר שניתן להיעזר בכלי ה-Sequence כדי לחסוך מאנשי המכירות זמן עבודה של מרדף אחרי לקוחות שאינם רספונסיביים, ולנתב אותו למימוש פעולות שמחשב אינו יכול לעשות לבדו.


בשורה התחתונה

שימוש נכון ב-Lead Status יאפשר לאנשי המכירות שלכם לעבוד יעיל יותר, ולוודא שאין לידים שנופלים בין הכיסאות. הם יוכלו להבין בכל שלב מה הצעד הבא שנדרש כדי לקדם את התהליך עם כל ליד, ואיך לתעדף את העבודה ביחס ללידים שנמצאים תחת אחריותם. על ידי הגדרה נכונה של הסטאטוסים, בניית אוטומציות מתאימות והגדרה של נוטיפיקציות ומשימות (Tasks) - תוכלו לעבוד עם מבנה נתונים שישרת אתכם נאמנה. ובעזרת דוחות ניטור, תצוגות ורשימות, תוכלו לבצע מעקב ובקרה אחר כל ליד, ואחר הביצועים של אנשי המכירות.


留言


צריכים פתרון HubSpot מותאם אישית?

 דבר עם המומחים שלנו

bottom of page