top of page

טיפים לשימוש נכון בשדות ב-Hubspot

Yinon Shalev, Revenue Ops Consultant at ScaleOps, May 2024


למה לי להתעסק בשדות (Properties)? 🧐

הי משתמשי האבספוט,

בטח לא צריך לספר לכם שהנתונים שלכם ב-CRM הם הבסיס לכל אופרציה שתרצו לבצע סביב הלידים והלקוחות שלכם.

חשיבות הסדר והארגון שלהם היא לא פחות מקריטית. ללא קשר לתעשייה של החברה שלכם, הסוג שלה או גודלה - ישנם עקרונות יסוד שמומלץ להקפיד עליהם, כדי לאפשר את מימושם היעיל של הכלים והפיצ'רים של האבספוט.


בין אם אתם אנשי שיווק, מכירות, שירות לקוחות, הצלחת לקוחות או אופרציה - כדאי מאוד לעקוב אחרי שיטות העבודה המומלצות שיפורטו כאן. השקעת מחשבה (ואולי גם מעט זמן) באופן ניהול השדות (Properties) שלכם בהאבספוט, בכל אחד מהאובייקטים (Contact, Company, Deal, Ticket, Custom objects) היא מפתח ליכולת שלכם להשתמש בנתונים: בדוחות, בסינונים, באוטומציות ועוד. משאבי הזמן שתקדישו בתחילת התהליך גם יחסכו לכם זמן בל ישוער בהמשך - נקיון של נתונים ב-CRM בשל שימוש לקוי בשדות יכול להיות במקרה הטוב מעיק, במקרה פחות טוב משאבת זמן, ובמקרה הגרוע - על גבול הבלתי אפשרי.


בחנו את עצמכם - האם התחושות הבאות מוכרות לכם? 🔎

הנה כמה דוגמאות נפוצות לקשיים שנתקלים בהם משתמשי האבספוט, שמקורם הוא בהרבה מקרים ניהול שדות לקוי:


😶‍🌫️אי אפשר להבין אילו עסקאות נסגרו באילו מדינות יעד! יש כפילויות כמו US, USA, United States שגורמות לדוחות להיות לא מובנים.

🧐איפה עליי להסתכל אם אני רוצה לעקוב אחר התקדמות הלקוח במשפך המכירות? הנתונים מופיעים בכל כך הרבה מקומות, ובלי עקביות ברורה!

🤨כל איש מכירות מעדכן את הנתונים של עסקאות סגורות בצורה אחרת, איך אפשר להבין מה הגורם המרכזי לנטישת עסקאות? 😒אנשי השיווק אוספים מידע חשוב ואנשי המכירות לא מודעים אליו. אז בשביל מה הטרחה?



העקרונות המרכזיים לניהול השדות ✅ - Top12

גם אם חלק מהעקרונות מוכרים לכם, שווה לעבור עליהם, להכיר חדשים ולחדד את ההבנה בעזרת הדוגמאות שיפורטו. לפעמים גם ריענון הזיכרון מסב את תשומת הלב לפעולות נדרשות שנזנחו.


1. הכירו את סוגי השדות בהאבספוט וודאו שאתם מבינים את הייעוד של כל סוג, וההבדלים בינו ובין האחרים [ראו כאן הסברים].

2. בדקו אם שדה שאתם רוצים ליצור כבר קיים בהאבספוט לפני שאתם יוצרים שדה חדש. מומלץ להכיר את המפרטים של האבספוט על סוגי השדות בכל אובייקט. [Contacts, Companies, Deals, Tickets]


3. ביצירת שדות חדשים השתמשו בשמות ברורים וקצרים ככל הניתן, לוו אותם בהסברים על מהותם ב-Description, והקפידו לקטלג אותם בתיקיות רלוונטיות (Property Groups), כולל חדשות שתיצרו בעצמכם.


4. דוקומנטציה לתיעוד השדות: מומלץ ליצור תיעוד או הנחיות לצוותים בהם מוסבר כיצד להשתמש בשדות בצורה נכונה. נכון לכלול פרטים לגבי המטרה של כל שדה והדרך הנכונה להזין בו נתונים.


5. העדיפו לקשר בין רשומות (למשל Company-Deal) על פני שכפול שדות מאובייקט אחד לאחר: הימנעו מיצירת שדות שכבר נמצאים באובייקט מקושר אם אין בכך צורך. זכרו שהאבספוט מאפשר לבצע פעולות גם על בסיס רשומה מקושרת.

טיפ למתקדמים: נצלו את תכונות השדה מסוג "Property sync" כדי לשקף ערך בין אובייקטים. למשל, שדה ברמת ה-Contact שמעתיק את השדה Deal Stage מה-Deal המקושר.

6. ביקורת תקופתית: סקרו ונקו שדות באופן תקופתי כדי למנוע כפילויות, מידע מיושן ושדות שאינם רלוונטיים.


7. אימון ויישור קו: לאחר ביקורת תקופתית, שתפו את כל המשתמשים הרלוונטיים בעיקרי השינויים ובתובנות שלכם.


8. עבור אגירת נתונים על תהליך מרובה שלבים ומורכב, שקלו להשתמש ב-Custom Object ולקשר אותו לרשומה כדי לשמור על נתוני האובייקט שלכם רזים וסקיילאביליים.


9. השתמשו ב-Mandatory Properties על מנת לכפות מילוי נתונים בעת יצירת רשומה חדשה, בעת מעבר בין Deal Stages או בתור לוגיקה מותנית (Conditional Logic).

Mandatory Properties when creating a new Deal:


Mandatory Properties between Deal stages:


Conditional Logic - IF (Lead Status=Unqualified), THEN (Type a reason):


10. הקפידו לצמצם ככל הניתן שימוש בשדות של טקסט פתוח (Single line text, Multiline text) - הוא אינו סקיילאבילי ומגביל את "יכולות התנועה" שלכם ב-CRM.


11. בדקו שאתם מכירים את ההפרדה בין Dropdown לבין Multiple select, ומשתמשים בכל אחד מהם בהקשר הנכון.


12. בדקו שאתם משתמשים נכון בשדה מסוג Single checkbox (True/False) - לעיתים האפשרות False אינה נצרכת, ועדיף להשתמש ב-Dropdown עם אפשרות אחת.


Коментарі


צריכים פתרון HubSpot מותאם אישית?

 דבר עם המומחים שלנו

bottom of page